В этом материале приводится примерный алгоритм моей работы с исполнителями по задачам процесса при описании процесса,обучению коллег работе с аналитиком и с алгоритмами.
Этап 1. Анализ ситуации
Оценка собеседника (встроенность в процесс, роль, уровень подготовленности к работе с аналитиком). При необходимости понижается сложность вопросов с постепенным доучиванием исполнителя.
Интервью по схеме, которая предполагает простую беседу с исполнителем по процессу для того, чтобы найти стартовое событие, первые требования к запуску процесса.
Интервью усложняется. Беседа затрагивает выявление брака по задачам, рисков по процессу, исполнителей, требований к действиям по задачам (результативность, эффективность, удовлетворенность), по информационным системам.
Этап 2. Графическая модель процесса
Верстается графическая модель процесса в нотации EPC, где проводится кодирование всех элементов (присвоение номеров, выработка типовых названий документов, шаблонов и результатов).
Исполнитель подробно инструктируется по правилам чтения и составляется чек-лист по конкретизации элементов графической системы (в основном - прорабатываются требования).
В графическую модель ePC добавляются транзакции (что, кто и когда делает, сколько ждет, кому передает, что согласуется, что отправляется на доработку).
Приведу пример:
Требуется описать процесс продажи продукта, который компания производит самостоятельно. Менеджер по продажам работает в нескольких информационных системах (Битрикс 24.CRM и ITSystem - профессиональный редактор для расчета цены изделия), с несколькими смежными подразделениями.
Подготовлена схема bpmn, ниже к ней дана схема VAD (подпроцессы, совпадающие с этапами воронки продаж в Битрикс 24).
Этап 3. Адаптация графической модели под исполнителей
К схеме подготовлена должностная инструкция, регламент, план обучения исполнителей. Одновременно в схему внесены вопросы для интеграторов обеих информационных систем. Одновременно схема адаптирована для технологов (контроль качества) и руководителя отдела продаж (контроль эффективности).