[Схема BPMN] Тестовое задание Заказчика

Небольшое тестовое задание для демонстрации общего навыка построения работы аналилика (на первом этапе общения с Закакзчиком)

Схема:

Проверка пользователя и регистрация в ИС

Назначение задачи и контроль исполнения

ЗАДАНИЕ

Нашей компании поручено разработать приложение для управления задачами для юридического отдела нефтегазовой компании.

Требования:

Компания хочет получить решение, которое позволит пользователям максимально эффективно:

• создавать задачи;

• назначать задачи;

• отслеживать задачи;

• завершать задачи.

Руководители отдела хотят видеть

• текущие задачи свои и сотрудников;

• расписание различных событий сотрудников отдела.

Помимо этого, они хотят

• иметь приоритизацию задач;

• контролировать, как сотрудники следуют этим приоритетам.

Приложение также должно

• поддерживать отображение отчетов о состоянии задач;

• поддерживать планирование сроков выполнения.

Требуется дружественное к пользователю, интуитивно понятное и масштабируемое решение. Интуитивно понятным решение должно быть, поскольку в отделе присутствуют люди с большой разницей в возрасте.

Общение с представителями клиента доверили Вам напрямую.

Опишите вопросы представителю Клиента, которые возникли у Вас после ознакомления с общей задачей.
Опишите возможные ответы клиента на вопросы.
Опишите выявленные функциональные требования к системе на основании описания задачи и вымышленных ответов клиента.
Опишите выявленные нефункциональные требования к системе на основании описания задачи и вымышленных ответов клиента.
Опишите 1-2 бизнес-процесса, которые могут быть созданы в рамках разработки системы, например, в нотации BPMN. Как пример - процесс добавления нового сотрудника.

Ответ на тестовую задачу создания приложения для управления задачами для юридического отдела нефтегазовой компании (ЮА НГК)

Важно: ответ на тестовое задание готовит аналитик бизнес-процессов, встроенный в работу по созданию приложения. Т.е. я заинтересован «прокачать» Заказчика в интересах нашей компании.

Базовые условия из описания задачи:

наша компания уже решала подобные задачи и у нас есть образцы для демонстрации;
наша компания располагает собственными специалистами, участвовавшими в разработках похожих приложений, есть документация и презентационные материалы;
мы располагаем образцами технического задания для решения подобных задач, знаем время реализации, количество часов и процедуру согласования с Заказчиком этапов работы.
Не расписываю функционал групповой работы над задачей (считаю, что ЮО НГК отказал в этой функции);
ЮА НГК не ограничен в финансировании.

Часть 1. Перед встречей с представителем Заказчика, сделавшего выбор в нашу пользу (контракт не подписан)

Вопросы представителю Клиента, прибывшему на встречу в наш офис. Перед этим представитель Клиента получил первую часть вопросов и, как мы рассчитываем, проработал их:

Существует ли в НГК портал, где реализованы механизмы (календарь, задачи, проекты, корп.почта и проч.) по примеру Битрикс 24, Google, ELMA и похожих?
Желает ли компания Заказчика получить мобильную версию, версию для стационарного компьютера и web-версию приложения?
Существует ли у юридического отдела НГК регламент, комплект инструкций и ЛНА по функционалу будущего приложения? Готовы ли предоставить перед встречей для анализа и подготовки предложений?
Существуют ли механизмы контроля эффективности работников ЮА НГК (по перечисленным требованиям)? Применяется ли система поощрения и наказания при анализе исполнительской дисциплины (есть ли соответствующий нормативный акт)?
Желает ли представитель на встрече увидеть примерно похожее решение, которое мы недавно сделали и сдали другому Клиенту (минут на 20 показ будет).
Удобно ли будет рассмотреть бриф (перечень вопросов к Заказчику), который будет предоставлен компании на очной встрече?

Представителю направлен перечень вопросов на личную встречу для ознакомления. Ему предложено дополнить эти вопросы по желанию.

Часть 2. На встрече с представителем Заказчика

На самой встрече по желанию представителя проведена демонстрация похожего решения для угледобывающей компании (отдел технолога) в трех вариантах (мобильная версия, web-версия, версия для стационарного компьютера)

Продолжительность встречи по согласованию с представителем – 60 минут.

Сколько исполнителей будет допущено до работы с приложением и какое количество размещаемых задач ожидается в месяц.
Сколько сотрудников будут иметь право размещать задачи, устанавливать приоритет?
Должен ли сотрудник, получивший задачу, иметь право перенести ее срок (с объяснением причины)?
Дайте кратко характеристику проблемы, связанной с саботажем со стороны сотрудников по задачам (перенос исполнения, некачественное исполнение, затягивание исполнения, перекладывание ответственности). Есть ли эффективные примеры контроля таких сотрудников? Есть ли исполнитель, которые контролирует эффективность?
Кто собирает показатели эффективности исполнения по задачам, и кто проводит предварительную аналитику по показателям?
Кто отвечает за разработку корректирующих действий по выявленным несоответствиям (план/факт, KPI, или иные наблюдаемые показатели эффективности)?
Охарактеризуйте проблемы (брак по задачам, риск по процессам) взаимодействия ЮА НГК со смежным подразделениями, задействованными в работе по задачам.
Какие представители Компании будут доступны нашим специалистом для интервьюирования, войду в рабочую группу, примут участие в оценке промежуточных результатов, будут доопределять задачу по разработке приложения?
Предполагается ли размещение в приложении документов, относящихся с охраняемой тайне?
Желаете ли поставленную задачу автоматически размещать в календаре исполнителя?
Желаете ли передавать руководителю в автоматическом режиме данные об истекающих сроках исполнения по задачам?
На какой бюджет Заказчик готов пойти (предлагаем кратко несколько вариантов по схеме).
Какой формат взаимодействия наиболее удобен Заказчику в ближайшие дни?

По окончании очной встречи аналитик готовит протокол с перечнем вопросов и ответов, а также бриф с частично заполненными (по итогам беседы) полями.

К брифу приложено предложение, от которого Заказчику трудно отказаться 😊

Комментарии к Частям 1 и 2. Тут же упоминаю функциональные и нефункциональные требования

Считаем, что Заказчик утвердительно ответил на все вопросы и дал пояснения:

Поставленные вопросы

Полученные ответы и то, что еще стало понятно

Существует ли в НГК портал, где реализованы механизмы (календарь, задачи, проекты, корп.почта и проч.) по примеру Битрикс 24, Google, ELMA и похожих?

Ответ: да, установлен Б24, но ЮА НГК будет пользоваться своим разработанным ресурсом

Наш ответ: отлично!

Что подумали: функционал Б24 богатый, мы сможем на его примере постепенно приложение ЮА НГК хорошо прокачать (и заработать).

Плюс предложим интеграцию в Б24.

Желает ли компания Заказчика получить мобильную версию, версию для стационарного компьютера и web-версию приложения?

Ответ: да, все три варианта нам необходимы

Наш ответ: отлично! Мы создадим рабочий вариант и вместе его протестируем

Существует ли у юридического отдела НГК регламент, комплект инструкций и ЛНА по функционалу будущего приложения? Готовы ли предоставить перед встречей для анализа и подготовки предложений?

Ответ: ДА, документация имеется, предоставим после подписания договора (ознакомление в нашем офисе)

Существуют ли механизмы контроля эффективности работников ЮА НГК (по перечисленным требованиям)? Применяется ли система поощрения и наказания при анализе исполнительской дисциплины (есть ли соответствующий нормативный акт)?

Ответ: частично, да. Считаем, что автоматизация позволит усилить контроль, снизить ошибки исполнителей (мы хотим проверять все на этапе подготовки).

Система поощрений отсутствует, система наказаний связана с депримированием (докладные на имя руководителя). Документов нет, есть требования по замечанию составить служебную записку (обьяснительную).

Желает ли представитель на встрече увидеть примерно похожее решение, которое мы недавно сделали и сдали другому Клиенту (минут на 20 показ будет).

Ответ: да, хотим посмотреть. Можем ли мы связаться с этим Клиентом?

Ответ наш: да, мы устроим встречу!

Удобно ли будет рассмотреть бриф (перечень вопросов к Заказчику), который будет предоставлен компании на очной встрече?

Ответ: да, готовьте!

Наша реакция (мысленная): отлично, управление брифом – это управление функционалом, значит, счетом, обьемем оплачиваемых работ

Сколько исполнителей будет допущено до работы с приложением и какое количество размещаемых задач ожидается в месяц.

Ответ: По нашим оценкам с учетом нашей региональной сети, не менее 100 исполнителей, в месяц не менее 5000 задач ставится.

Сколько сотрудников будут иметь право размещать задачи, устанавливать приоритет?

Ответ: 20 исполнителей будут иметь право размещать задачи

Наши мысли: два блока учебных предложим (для руководителей и для исполнителей), семинар, вебинар, с материалами. Это 20-50 часов оплачиваемых

Должен ли сотрудник, получивший задачу, иметь право перенести ее срок (с объяснением причины)?

Ответ: да, при этом таймер выполнения не останавливается, пока руководитель не примет решение

Дайте кратко характеристику проблемы, связанной с саботажем со стороны сотрудников по задачам (перенос исполнения, некачественное исполнение, затягивание исполнения, перекладывание ответственности). Есть ли эффективные примеры контроля таких сотрудников? Есть ли исполнитель, которые контролирует эффективность?

Ответ: да, саботаж присутствует, самостоятельно выявить мы его не можем

Наш ответ: мы создадим условия для отслеживания касаний, дадим инструкцию по использованию

Подумали еще: предложим интеграцию из Б24, где исполнитель по задаче ЮА НГК действует

Кто собирает показатели эффективности исполнения по задачам, и кто проводит предварительную аналитику по показателям?

Ответ: собираем через контрольное управление (журнально-ордерная система учета бумажных документов). ЖОС останется в каком-то виде

Ответ наш: мы предложим загрузку документов с помощью смартфона, на каждый документ предложим публиковать qr-код для быстрой идентификации

Хранилище наше предложим и бэкапы сделаем по кнопке, которую будем сами нажимать. Заказчик с нами останется навсегда.

Кто отвечает за разработку корректирующих действий по выявленным несоответствиям (план/факт, KPI, или иные наблюдаемые показатели эффективности)?

Ответ: у нас этим занят лично руководитель отдела.

Мы предложим: мы сделаем 10 шаблонов (типовые обработки данных) с подгружаемыми данными для облегчения обработки показателей

Охарактеризуйте проблемы (брак по задачам, риск по процессам) взаимодействия ЮА НГК со смежным подразделениями, задействованными в работе по задачам.

Ответ: проблем много. Взаимодействие не налажено.

Наш ответ: мы для смежных подразделений сделаем интеграцию в Б24, вам в отдел будем автоматически передавать сигналы из Б24 по задачам, которые они обязаны для вас сделать. Они ваше предложение видеть не будут.

Какие представители Компании будут доступны нашим специалистом для интервьюирования, войду в рабочую группу, примут участие в оценке промежуточных результатов, будут доопределять задачу по разработке приложения?

Ответ: мы назовем.

Наши мысли: мы должны забрать в работу несколько ЛПР для постепенного обучения работе с интерфейсом.

Предполагается ли размещение в приложении документов, относящихся с охраняемой тайне?

Ответ: да, мы готовы

Наш ответ: отлично. Мы создадим условия для дополнительных назначаемых прав исполнителям для доступа к этим документам и собираемой статистике открытия этих документов строго после разрешения руководителя.

Желаете ли поставленную задачу автоматически размещать в календаре исполнителя?

Ответ: да, и пусть еще в Б24 попадет напоминание

Желаете ли передавать руководителю в автоматическом режиме данные об истекающих сроках исполнения по задачам?

Ответ: да, это строго необходимо

Наш ответ: настроим режим раннего предупреждения исполнителя о необходимости выполнить задачу

На какой бюджет Заказчик готов пойти (предлагаем кратко несколько вариантов по схеме).

Ответ: вы показали нам ранее выполненный заказ. Мы хотим такой же по функционалу.

Наш ответ: Это стоит N рублей, Y дней

Что мы подумали: исходники есть, специалисты есть, ТЗ от ЮА НГК шире процентов на 50% от примера

Какой формат взаимодействия наиболее удобен Заказчику в ближайшие дни?

Ответ: БРИФ + ТЗ + ДОГОВОР + СЧЕТ + РАБОЧАЯ ГРУППА + ГРАФИК ГАНТА + СЧЕТ НА ПРЕДОПЛАТУ + ГРПФИК КОНСУЛЬТАЦИЙ ПЛАТНЫХ

Функциональные требования

ПО ИСПОЛНИТЕЛЮ (основное)

Исполнитель видит приглашение. Допускается к работе с приложением по приглашению руководителя (ссылка на регистрацию). Регистрируется.

Исполнитель получает уведомление о поставленной задаче.

Открывает задачу, читает содержимое, открывает файлы, вносит комментарии.

Видит в календаре название (ссылку на задачу), срок исполнения, инициатора, метку о документе (если загружен).

В корпсети (Б24) так же видит уведомление о задачах от ЮО НГК

Загружает файлы

Вносит данные (разного типа)

Отправляет на завершение

ПО РУКОВОДИТЕЛЮ

Создать ссылку-приглашение, доступ к какому типу приложения (мобильное, web, стационарное)

Видеть список зарегистрированных, дату последнего входа

Количество задач поставленных, выполненных, просроченных (по критериям)

Количество задач по другим руководителям (по подотделам или представительствам)

Установка приоритетности (3-5 вариантов) и фильтрация по этому показателю

Назначает исполнителя, переназначает

Устанавливает дату готовности, включая предварительный доклад по исполнению (при необходимости)

Группирует задачи в проект (или по иному критерию) для системного контроля

Группирует задачи в цепочку (под Ганта)

Видит общую картину по задачам (канбан или список) с подкрашенными задачами (по степени готовности, просроченности)

Видит просроченные и может группой обновить сроки, направить напоминания, поставить оценку исполнителю

Конфигурирует базовые отчеты по фильтрам, по типам, исполнителям, срокам, проектам (группам, цепочкам)

Запустить чат из приложения с исполнителем, звонок

О ДРУЖЕСТВЕНОСТИ

Предложить 30-40 иконок – миникомиксов для интуитивной навигации (два набора для молодых и для возрастных с подсказками)

Максимальное число способов группировки данных из одного меню

Возможность «кинуть» напоминание в соцсеть

Придумать «маршрут исполнения» подсказки по текущему этапу исполнения (отключаемые)